Ebben a cikkben néhány hasznos online alkalmazást szeretnék ajánlani, amiket a vállalkozásod tervezésére, feladatok koordinálására vagy épp ötletek rögzítésére is használhatsz.
Otthon gyakran hallottam, hogy “akinek nincs esze, legyen notesze”.
Hát én sokáig úgy gondoltam, hogy van nekem elég eszem, minek a notesz. Mindez működött is mindaddig, amíg el nem kezdtem azért tanulni, hogy egyszer szabadúszó/vállalkozó lehessek.
Rengeteg dologgal foglalkoztam, tanultam sok mindent – online oktatóanyagokból – viszont mindent csak össze-vissza. Egyik dologtól a másikig csapongtam és nem volt konkrét célom vagy tervem, és az ötleteimet sem írtam fel sehová. Aztán mindig jött valami, ami jobban tetszett, és az előző ötlet/projekt feledésbe merült.
Akkor nem láttam ennek kárát, de mára tudom, hogy sokkal többet elérhettem volna és hatékonyabb lettem volna, ha mindent felírok és előtte egy kicsit megtervezem. Most néha belefutok egy-egy régi projektembe, amin dolgoztam, és ilyenkor jövök rá, hogy már belekezdtem valami jó dologba, de teljesen elfelejtődött és sosem lett befejezve vagy továbbgondolva.
Ezért az első tanácsom, hogy ha még nincs, akkor legyen egy jegyzetfüzeted offline és online is. Sokat lehet olvasni róla, hogy a sikeres emberek mind esküsznek erre a módszerre.
Ha eszedbe jut valami jó ötlet akár az aktuális projektekhez, akár egy új ötlet, gyorsan írd le. Ezáltal felszabaditod az agykapacitásodat és több helyet hagysz az új ötleteknek, megoldásoknak.
Lássuk az elsőt:
Microsoft OneNote
Ha van Office a gépeden, valószínűleg a OneNote is telepítve van, de lehet, hogy sosem használtad. Ezzel én is évekig így voltam, de aztán egyszer a munkahelyen felmerült az ötlet, hogy rendszereznünk kellene a napi feladatainkat és dokumentálni a tevékenységeinket.
Azóta több jegyzetfüzetet is készítettem és egyfajta tudásbázist hoztam létre benne, amiben rögzítek mindent, amit úgy vélek, hogy később még hasznát vehetem. Ha mégsincs telepítve, innen ingyen letöltheted vagy akár online is használhatod.
Olyan a felépítése, mint egy egyetemi jegyzetfüzetnek, amiben színes fülek vannak oldalt, hogy a szekcióhoz tudj lapozni. Ezáltal nagyszerűen rendszerezheted téma szerint a gondolataidat.
Amire érdemes odafigyelni, hogy nem korlátozza, hová tudsz írni, mint pl a Word. Bárhová kattintasz a lapon, elkezdhetsz írni valamit egy szövegdobozba. Emiatt ha nem figyelsz oda, hogy szép legyen az elrendezés, hamar kaotikussá válik az egész, amiben nehéz lesz bármit is megtalálni. Én erre nem figyeltem, és utólag egy teljes hétbe telt rendbe szedni az egészet.
Szerencsére van egy keresője, ami még a képeken, képernyőfotókon lévő szöveget is beolvassa és megtalálja, így a CTRL+E-vel az egész füzetben, a CTRL+F kombinációval pedig az aktuális lapon is könnyen megtalálhatod, amit keresel.
Google Keep
Egy másik eszköz, amit nagyon szeretek és sokat is használok, a Google Keep. Ezzel sticky note-okat hozhatsz létre, amiket az összes eszközöd között szinkronizálni tudsz, így bármikor, bárhonnan szerkesztheted őket. Ez azért nagyon hasznos, mert a telefonod nagyobb valószínűséggel lesz nálad, mint a jegyzetfüzet vagy a laptop, így gyorsan fel tudod írni, amit szeretnél.
Képeket, hangfájlokat és rajzokat is lehet csatolni a jegyzetekhez, illetve az egyik kedvenc funkcióm, hogy kipipálható listákat tudsz létrehozni. Ezt én bevásárlólistának is használom, így biztos lehetek benne, hogy nem felejtem otthon, mert a telefon ugye mindig mindenkinél ott van. Másrészt utazások előtti checklist írásához is nagyon hasznos, hogy semmit ne hagyj otthon. Ugyanígy használható napi teendők listázására vagy egyszerűbb projekt vázlathoz is.
Ha használni szeretnéd, akkor a keep.google.com címen éred el. Chrome bővítmény is van hozzá, amivel könnyen eléred a könyvjelzősávon, mobilra pedig letöltheted az alkalmazást. Android készülékekre és IPhone-ra is elérhető. Az is jól tud jönni, hogy másokkal is könnyen megoszthatod a jegyzeteket és listákat, így közösen is lehet benne listákat tartani.
Trello
A 3. szuper eszköz, amit használok, a Trello. Én ezt használom ötlettárként, de korábban projekt tervezéshez is hasznát vettem már. Ebben kártyákat lehet írni és azokat oszlopokba rendszerezni egy táblán. Ez a scrum-agile projekt menedzsment alapelveihez hasonlóan működik.
Létrehozhatsz pl. Ötlet, Dolgozom rajta, Épp szünetel, és Kész van oszlopokat, és az egyes teendőidet ez alapján rendezheted. A lehetőségek végtelenek. Az ötlettáramban én oszlopokként a projekteket írom fel, és az ahhoz kapcsolódó ötleteket, feladatokat írom a kártyákra. A kártyákra kattintva pedig ki is lehet fejteni a részleteket.
Ezen kívül elhelyezhetsz checklistet és csatolmányokat is, megadhatsz határidőt a kártyáknak és embereket is hozzárendelhetsz, ha többen dolgoztok együtt egy táblán. Máskor pedig a projekt a teljes “board” az oszlopok pedig a projekt egyes fázisait jelentik, és a feladatokat így lehet a megfelelő oszlopba rendezni. Intuitív és szórakoztató a használata, szerintem mindenképp érdemes kipróbálni.
Asana
Ha már a projekt menedzsmentnél járunk, akkor nem maradhat ki az Asana sem. A Trello-t nálam az Asana váltotta fel projekt menedzsmentben, és ezt választottam a napi teendők listázásához is.
Projektek alá rendezheted a teendőidet, szekciókba csoportosítva, a feladatoknak pedig akár alfeladatokat is megadhatsz. Ebben is van lehetőség másokkal együttműködésre, kipipálni a kész feladatokat, van benne naptár-nézet amiben láthatod a feladatokat, amiknek határidőt is megadhattál, és egy bővítmény segítségével akár még Gantt-diagramot is készíthetsz a projektedhez.
Szerintem a vállalkozás tervezéséhez ez a legjobb, mert letisztult felületen, átláthatóan kezelheted a teendőket. Amellett, hogy egy helyen rendszerezheted akár több ember feladatát, fájlokat és képeket is tölthetsz fel, a feladatok pedig kommentálhatóak, így mindenki láthatja, hogy hol áll a projekt és kinek mi a feladata.
Egy Chrome bővítmény segítségével elvileg magyarra is lefordítható a felülete (bár ez nekem nem működött), viszont mivel intuitív, egyszerűen kezelhető felülete van, ezért minimális angol tudással is tudod majd használni.
A fejlesztők néhány “Easter egg”-et is elrejtettek a programban, amik a beállításokban aktiválhatóak: repülő unikornis és hasonlók jelennek meg jutalomként a feladatok teljesítésekor, ha pedig nyomkodod a Tab+b billentyűkombinációt, macskák lepik el a képernyőt.
Ha szeretnéd ezeket aktiválni, kattints jobb fent a profilképedre, válaszd a “My Profile Settings”-t > ott a “Hacks” fület > majd kapcsolt be az “Extra Delight” és a “Tab+B” melletti kapcsolókat. (Ha szeretnéd eltüntetni a macskákat, csak szimplán kattints egyet)
Wunderlist
A lista vége felé, de ez sem maradhat ki, hiszen nagyszerű alkalmazás. Ami leginkább tetszik benne, hogy letisztult, jól néz ki a kezelőfelülete, és nagyon egyszerű használni. Korábban használtam, manapság már nem igazán, de ha még nem döntöttél, hogy melyiket használd, akkor ajánlom, hogy próbáld ki, hátha ez fog tetszeni.
A listáidat mappákba rendezheted, megadhatsz határidőket, és ahogy az előző appok, ez is lehetővé teszi a másokkal való együttműködést.
Egy funkció, amit kiemelnék, az az emlékeztető beállítási lehetőség. Ha szeretnél figyelmeztetést is kapni, amikor lejárt egy határidő vagy amikor bele kell kezdened egy új feladatba, akkor ez jól jöhet.
Evernote
Talán az egyik legismertebb/legnagyobb név ebben a témában, mégis utolsó helyen az Evernote. Ennek az oka pedig az, hogy bár funkcionalitását tekintve van olyan jó, mint a többi, de az ingyenes verzió sajnos már nem ad olyan sokat mint korábban.
Az ingyenes verzióban csak 2 eszközzel használható, offline pedig csak a PC-s változat elérhető. Amikor ez a korlátozás jött az eszközök számában, akkor vetettem el végleg a használatát. Ha nagyon tetszik a program és hajlandó vagy havi legalább 7 €-t fizetni érte, akkor jó megoldás lehet, de az ingyenes változatát már nem igazán tudom ajánlani.
Remélem, hasznosnak találtad ezt a leírást, és mostantól sokkal könnyebben tudod rendszerezni a teendőidet/gondolataidat. Ha kérdésed merült fel, tedd fel a Facebook oldalamon és igyekszem válaszolni 😉
